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社員インタビュー「未経験同士がゼロから立ち上げた、強気で前向きなバックオフィスチーム」

2021.02.05

Helixes Inc.のメンバーやそのマインドについて発信していく「Helixes.log」。

今回フォーカスするのは、社内の縁の下の力持ちとも言えるバックオフィスチームに所属する八木、渡辺のふたりです。

事業規模の拡大と人員の増加に併せて立ち上がったバックオフィスチームですが、それまで総務や経理などの作業は体系化されておらず、慣習の中で行われてきました。

立ち上げに当たって、そういった数々の事務作業を整理し、明確な体制として短期間でインストールできた要因には何があったのかを探りました。

募集していない中で届いた1通のメール

ーHelixesにバックオフィスチームを作ろうとした背景と、渡辺さんを採用するまでのいきさつを教えてください。

八木 数年前までは社員の数も少なかったこともあり、Helxiesには経理担当者が一人いただけで、総務、経理、人事、法務の体系だった整理がうまく出来ていませんでした。しっかりとしたマニュアルはなく、口頭やチャットでの引き継ぎに頼っていて、慣習の中でなんとなく行われていたんです。

ただ、徐々に社内の人数が増えるにつれ、このままでいいのかという危機感と、社内環境を整える人が必要だという意識が芽生えてきて。とはいえ、まだバックオフィスという職種の採用情報を出せてはいませんでした。

そんなある日、会社宛に「バックオフィスの募集はしていますか?」というメールが突然届きました。自社のWebサイトにも募集の旨は書いていなかったのでびっくりしましたが、絶妙なタイミングだったので、面接に来てもらったんです。話を聞いてみると、クリエイティブ業界は未経験で、経理の専門家というわけでもなかった。でも「絶対に採用しよう」と面接の直後に決めました。

ー即決だったんですね。その理由も聞きたいですが、まず渡辺さんがなぜいきなりそんなメールを送ろうと思ったのかが知りたいです。

渡辺 自分でも不思議ですね(笑)。もともとマンガやアニメ、ドラマや音楽、映画を観るのが趣味だったので、そういった業界にチャレンジしてみたいという気持ちがあって。色んな会社を受けていたんですが、特にHelixesに興味を持ったのは「常に前進する」という企業理念に新鮮味を感じたところが大きいかもしれません。

実は私、栄養士の資格を取る短大に進学したのに、新卒では高校の時からずっと興味を持っていたアパレル業界に入ったり、英語のスキルや事務の経験を積みたいと貿易関係の会社の事務職に転職したりと、その時々でやってみたいと思った仕事に挑戦してきました。ほんとに、キャリアがいろいろなんです。

これは、私がこの会社に応募したときから変わらない信条のようなものなんですけど、人って成長するきっかけがないと「成長しなくてもいいや」という考えに陥いりがちだと思うんです。会社でも同じですよね。安定したやり方があれば、そのやり方をずっと選び続けてしまう。でも、やっぱり私は停滞するよりも、前進したい。そういうチャレンジ精神が強かったから、この文言を見たときに興味を惹かれたんです。

八木 面接で今のようなことを言ってくれて、理念にフィットする方だなと思ったのを覚えています。僕もHelixesで新しいサービスを作ったり、やったことのないお仕事に取り組むときには、同じようなことを考えたりするので。会社の考え方のコアである「未知を追求する」という部分を共有できる人なんだと強く感じたのが、即採用しようと思った理由だったんじゃないかなと思います。

ーメールの段階でバックオフィスに絞っていたのはなぜですか?

渡辺 前職でも、自分が様々な形でサポートすることで他のメンバーの結果に繋がったことがやりがいだったからです。好きなものに近い場所で、そのお仕事をする方のサポートする側に回りたい、という気持ちがありましたね。

左:渡辺、右:八木

常に変化し続ける強気で前向きなバックオフィス

ー入社後、すぐにバックオフィスづくりを始められたわけですが、どのように進められたのでしょうか。そもそも「バックオフィス」とは何を指すのですか?

渡辺 バックオフィスの中でも、例えばひとことで「総務」といっても社内の備品を発注したり、健康診断の日程調整や、社内体制の改善のためのツールのリサーチといったことまで、とても幅広い仕事があります。みんなの困りごとを解決する係という意味では、何でも屋さんみたいな感じでしょうか。

八木 渡辺さんの入社後、それまでなんとなくバックオフィス的な業務もやってきた僕が併走して構築していくことになったのですが、僕自身、恥ずかしながらバックオフィス全般への知識は乏しく……まず「何が今この会社に足りていないか」を話し合って、一緒にリストアップしたんですよね。

渡辺 そうですね。お互いに「バックオフィスって何だっけ?」ってところからでした。

八木 そうやってリストアップした項目を総務・経理・人事・法務でジャンル分けをして、一つずつ手を付けて行ったんです。

ー「体制を作る」といっても、そのゴールがなかなか見えづらかったのでは?

八木 短期的なゴールという意味では、新しく入社した人が会社の仕組みにスムーズにフィット出来るよう整えること。そのためこれまでのふわっとした情報共有で済ますのではなく、マニュアルを作る必要がありました。

渡辺 仲の良い友達同士で始まった会社だからこそ、新しく入った人との意識のすり合わせが必要になることがよくありますね。ただ、その体制が整ったから終われるようなものではないとも思っていて。

人数が増えれば変更すべきルールがあったり、新しい事業に挑戦することで増えるルールもある。法律の改正によって対応すべき部分が出てくることもあります。一度まとまったとしても、常にアップデートしていかないといけません。

特にHelixesは業務改善のための仕組みやツールを導入することへの心理的ハードルが低い。従来の慣習に引っ張られるのではなく、よりよい改善のためなら、それまでやって来たことを捨ててもいいという社風なので、総務にも柔軟性が求められます。

一般的にバックオフィスは、守りか攻めかと言われると守りの職種ですが、Helixesは常に変化していく意識で動いているので、抽象的ですが「強気で前向きなバックオフィス」かなと思います。

社員一人ひとりの個性に合わせたコミュニケーション

ーその過程の中で、特にどんな部分が大変でしたか?

渡辺 バックオフィスが作られることで、これまでのやり方が通用しなくなる部分もあるし、守ってもらうルールも増えます。例えば経費や勤怠などは期限をすぎると申請できないものもでてきます。なかなか全員が毎回期限通りでスムーズに進行とはいきませんが、そこでバッサリ切ってしまうのではなく、遅れてしまった人達にもなるべく寄り添うようにはしていて。Helixesというチームの中で働いている人たちにフィットしたやり方を常に模索していますね。どうすればより快適に進められるか、を探し当てるのが一番難しくて大変な部分です。

八木 その点ではコミュニケーションが大事だったかなと思います。Helixesでは、3ヶ月に一度目標設定の面談があって、毎月1on1のキャッチアップミーティングがあります。この時間の中でも、タスクの確認や目標設定だけではなく、バックオフィスとのコミュニケーションの部分をどうクリアしていくかもふくめて、お互いをアップデート出来るように努めてきました。

ーどんなところに気を付けるべきなのでしょうか。

渡辺 自分にとってのこれまで培ってきた常識をそのままぶつけるのでは、なかなか伝わりづらいですよね。それに、人にはそれぞれの受け取り方があって、思うことが絶対に違います。まずは自分の中でそれぞれをキャラクター化させて、一人ひとりにコミットしたコミュニケーションの取り方を考えていきました。

その結果、例えばSlackで投げかけるのではなくて、手が空いていそうなタイミングで細かく声をかけるとか、もし強く言うとやる気が削がれてしまうタイプの人だったら、ぴしゃっと厳しい言い方をするのではなく「こうすると更に良くなる」といったテンションで助言するなど試行錯誤しています。

ー高いコミュニケーションスキルや状況把握能力が求められそうですね。

渡辺 今振り返ると、私情を挟まずにフラットに人を見る、というやり方が一番良かったのかなと思います。締め切りがなかなか守れない人に対して、いつもネガティブな感情をもってしまうと双方にフラストレーションが溜まって、コミュニケーションも取りづらくなってしまいますよね。

なるべく自分の感情をコントロールしながら、みんなの人となりにも合ったやり方を模索して、アクションを取る。そこで壁にぶつかったらまた相談する。そうやって、地道に少しずつコミュニケーションの取り方を探ってきた、という感じですね。

八木 あと振り返って思うのは、すぐ決済を下すことができる役員で経営層の僕が併走できたというのが、バックオフィスをこの会社にうまくインストールする早道だったかなということ。もしこれが社員同士で進行をお願いする形にしていたら、確認にも時間がかかり、ここまで速く進行できなかっただろうなとは思います。

ースピード感と合意形成のバランスが難しそうですね。

八木 完全にトップダウンでその企画を落とし込んで行くのではなく、「意見を広く収集して、意志決定は狭く行う」というのが大事かなと。意志決定までもを毎回社員に委ねて、多数決で決めていくというようなやり方では絶対にダメだと思いますね。

意見の広い収集のために、Helixesではバックオフィスの施策に対してみんながどう感じているのか「Google フォーム」を使ってアンケートを採っています。「満足度がどのくらいか?」「今、何が足りていないか?」といったことを社員宛に出すと、毎回いろいろな意見が届きます。それらを見た上で、僕らだけで “狭く” 意志決定する。全ての意見に対して応えることはできませんし、あくまでもこちらがしっかりと旗を振って進めるべきだなと、今回のバックオフィスチームの立ち上げでも改めて感じました。

今、Helixesのバックオフィスで働くやりがい

ー現在、バックオフィスメンバーの採用募集もかけられていますが、Helixesのバックオフィスにはどんな人がマッチするのでしょうか。

渡辺 自分のことばかりでなく、周囲をしっかり見渡すことができる人の方がマッチすると思います。社員のキャラクターや、考え方をしっかりキャッチアップできる人。

事務経験があることに越したことはないですが、未経験だとしても、人の意見を聞きながら柔軟に対応できる人の方がHelixesには合うはずです。

八木 そうですね。重要なのは、会社の特性や人間性を理解し、組織の目指す方向性を自分ごとして仕事に落とし込めること。「バックオフィス」という肩書きや枠組みの中だけで自分自身を完結させず、次の成長を見据えていける人のほうがいいなと思います。

それから、Helixesは年々メンバーの数も増え、事業領域や規模感も拡大を続けていて、今まさに成長の最中にいると常々実感しています。

その成長をより加速させていくためには、クリエイターが存分に活躍できる環境や仕組み作りが更に必要で、そのためにはやはりバックオフィスの成長がカギを握っています。

日々の仕事を通じてこの会社やチーム、また自分自身に対しても大きなインパクトと成長を築き上げていけることは、非常にやりがいを感じて頂けるんじゃないかなと思いますね。

(※写真撮影時のみマスクを外しています)

  • Speaker

    Kohei Yagi
    Akiko Watanabe

  • Interview & Text

    Kentaro Okumura

  • Edit

    Mami Sonokawa
    Kohei Yagi

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